NOUVEAUTE !

Publié le 14/11/2023
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Grâce aux sous comptes, Prépafacile s’adapte à votre organisation et vous permet de gérer finement la confidentialité entre les différents services de votre organisation.

Vous pouvez désormais créer différents services et y affecter différents utilisateurs en fonction de vos besoins et de leurs responsabilités. Ainsi, les différents opérateurs n’ont accès qu’aux courriers assignés à leurs services de rattachement.

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Concrètement, il existe deux sortes de profils : 

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  • Le gestionnaire peut créer des services et y assigner les opérateurs.
  • Les opérateurs, peuvent être assignés ou non à un ou plusieurs services par le gestionnaire.

La notion de profil se trouve au niveau de la page «Gérer» (accessible aux gestionnaires uniquement). Seuls les gestionnaires peuvent créer, modifier ou supprimer des services. Ils sont également les seuls à pouvoir affecter un opérateur à un ou plusieurs services.

Qui peut créer des dépôts et comment ?

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  • Un gestionnaire peut créer des plis sur tous les services et des plis sans service,
  • Un opérateur sans service peut uniquement créer des plis sans service,
  • Un opérateur rattaché à un ou plusieurs services, ne peut créer des plis que sur les services auxquels il est affecté. Il ne peut pas créer de plis sans service

La confidentialité  de vos envois en sort renforcée. En effet, les plis sont visibles en fonction des profils et des services de rattachement de vos utilisateurs.

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  • Les plis sans service sont visibles par tous,
  • Un gestionnaire peut voir tous les plis,
  • Un opérateur ne peut voir que les plis des services auxquels il est rattaché ainsi que les plis sans service

Cette notion de visibilité se retrouve à la fois sur les pages «Courriers en préparation», «Dépôts en cours» et sur la page de « suivi ». Les carnets d’adresses, expéditeurs et destinataires, ne sont pas affectés par les services, et restent visibles par tous les utilisateurs d’une même organisation (désignée par une référence client La Poste ou Coclico).

Le gestionnaire a désormais une meilleure visibilité sur les demandes d’habilitations :

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Le gestionnaire a la capacité de créer directement des utilisateurs pour son organisation depuis la page « gérer ». Par ailleurs, un nouvel utilisateur peut faire une demande d’habilitation à son organisation.

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Toutes ces demandes d’habilitation doivent être validées par le gestionnaire pour que l’utilisateur ait accès à PREPAFACILE. La demande apparaît alors dans l’onglet «Demandes d’habilitations» sur la page «Gérer» à laquelle a accès le gestionnaire. Par ailleurs, à chaque demande d’habilitation, tous les gestionnaires de l’orgaisationsont notifiés par courriel à l’adresse renseignée sur leur compte Prépafacile.

A la validation de la demande, le gestionnaire peut choisir d’affecter ou non, l’opérateur à un ou plusieurs services

Vous souhaitez en savoir plus ? N’attendez plus pour échanger avec l’un des experts de La Poste !